分类目录归档:Office

word另存为pdf的时候同时生成目录书签

问题

前几天搞一个文本,格式要求为带书签的pdf。开始没注意,用word直接另存为pdf,可以生成目录,并且可以跳转,遂交上去,结果被打回来。然后尝试用acrobat插件转为pdf,结果不知是因为文本太大还是软件本身有问题,转到一半acrobat就崩溃。东西要得急,搞得实在没办法,只能手动添加书签。。。。。。

解决办法

文本交上去之后,研究了半天,终于找到怎么搞。
如图,首先选择另存为pdf后,打开选项:

1

选中“创建书签时使用”

2

搞定!

让题注中的章节号 显示阿拉伯数字 而不是汉字

参考Rongting’s World

问题

写报告时,章号需用汉字(如第一章),而在插入图片时想在题注中包含章号(例如 “图1-1”),此时如果让word自动添加章号,执行如下操作

则word自动加入的是“图一-1”。word可没那么智能,它从“第一章”中自动抓取编号“一”。

“图一-1”是不是很难看?

选择其中第三种解决方法,这里再把一些细节记录一下。

解决方法:

1、按 Alt+F9 这样就能看到域代码了

2、在每一章开始位置插入域代码{ SEQ seq \h }。

其中{ }不是用键盘上的{ }输入的,而是按Ctrl+F9。 注意中间的空格(应该为{空格 SEQ空格seq空格\h空格},除了左右大括号是用快捷键输入,里面的内容都是直接输入相应字母)

3、在每一次执行插入图片后要插入题注时:

  • 首先用word自动插入带章节号的题注,可能是这样 图三-2 ,先接受它(此时你可能会发现前面经过辛辛苦苦改成的图2-2 变回了 图二-2, 别灰心,按下面操作)。

  • 操作(当然也可以先忍受word的编号,等所有图片都插完后再执行此操作):用{ SEQ seq \c}替换所有的 {STYLEREF 1 \S } (这一步比较重要,具体操作见下面)。

4、按 Alt+F9 这样就退出了域代码模式 然后按Ctrl+A全选 按F9更新域即可

5、用{ SEQ seq \c}替换所有的{ STYLEREF 1 \S } 的方法(以下操作前需要按Alt+F9):

  • 首先,将所有{ SEQ seq \c}替换为空: 按Ctrl+H(这一步是为了将之前生成的编号去掉,否则会出现“图1-1图1-1”这种情况,注意,图中^d SEQ seq \c均为手动输入。这一步完了之后可能会有多余的两个短横线,替换掉即可)

  • 然后,在空白处 输入“{空格SEQ空格seq空格\c空格 }”,({ }是由Ctrl+F9输入的)。复制“{空格SEQ空格seq空格\c空格 }”即“{ SEQ seq \c }”到剪贴板
  • 最后,按Ctrl+H 进行替换(图中查找内容为手动输入,替换为直接输入^c即可,但是前面要先按上一步复制到剪贴板)。

Excel中如何复制粘贴筛选后的单元格

问题

在使用Excel的过程中,经常遇到这样的情况:

我们筛选了一些单元格,然后想复制一下,当我们直接选择后,复制粘贴发现把未筛选的也都复制过来了,怎么解决呢?

解决办法

筛选出来后,先按正常方法选中要复制的部分,然后按下Alt+;键(alt和分号),然后就会发现我们的选择框变成一个一个独立的了。

接下来就可以正常复制粘贴了。

excel内计算两个时刻间时间的公式

问题:

入职培训的时候做过一次车速调查,用的GPS工具,会自动记录某个时间点的位置,然后回去把这个数据导出到excel可以计算车速。时间点之间的时间长度怎么计算呢?一个公式就好了。

解决办法

如图:

时间计算

时刻单元格的格式是:h:mm:ss。
然后30s的公式是(该数据在第9行):
=SUM(HOUR(K9-J9)*3600,MINUTE(K9-J9)*60,SECOND(K9-J9))
其他的根据具体情况调整就好了。
年月日的情况没有研究,目测跟这个类似。

Excel倒置一列数据的方法

问题出现

最近在统计大量模型生成的OD数据,但是模型生成的只有O→D方向,没有D→O方向,所以有些计算需要倒置。

例如一行数据: 1 2 3 4 5 想变成 5 4 3 2 1

虽然Excel里面用辅助列排序可以做到,但是不能自动生成。其他数据处理语言也不怎么会,那就只能用在Excel里公式来解决了。

去网上搜搜,发现类似问题大概可以用indirect、index和offset等函数进行。

看了一下,index似乎还比较简单,就选这个了。

关于index函数的用法,详见微软网站

解决办法

1.假设现在有一列数据C11:C25,共15个数。

原始数据

2.新建一列辅助列,填充1-15.

辅助列

3.写函数

写函数

解释一下这个函数:

首先index的语法是=index(数组,行号,[列号])。

注意行号和列号是在数组中计数的,不是其绝对行号。

比如这个例子中,我们第一个就是想要得到原数组中第15行的数据,所以行号的计算结果应该是15,而不是25。

COUNT($B$11:$B$25)-B11+1得到的结果就是15。

注意$符号在计算中的运用,因为在下拉复制函数的时候如果没有这些就会出问题。

count函数的使用是为了修改方便,COUNT($B$11:$B$25)这一句可以直接换成15。

4.下拉复制就完成了

结果

PowerPoint里面从任意一页开始设置页码的方法

问题

做PPT时经常会遇到这样一个问题: 那就是第一页是封面,第二页是目录,第三页开始才是汇报的正文,现在需要从第三张幻灯片开始设置页码,怎么办呢,找了好久终于找到解决办法如下:

引用自锐普PPT论坛

第一步,设置页码

点击插入-幻灯片编号,在对话框中选择幻灯片编号,全部应用。

页码的其他格式(如颜色、对齐等)在幻灯片母版视图中设置。

第二步,修改页码

alt+f11,打开vba窗口,工程中右键-插入-模块。 然后在代码框中粘贴下面的代码:

我不太懂vba,但大概能明白一点点。

test是宏名称。 for i=3这一句代表页码从第三张开始修改。也就是前两页的不管。结合下面text = i – 2,可知这里是从第三页开设置页码为1。

shapes(“灯片编号占位符 3”)是指幻灯片中名称为”灯片编号占位符 3″的形状,也就是前面设置的页码的那个形状,当然也有可能是其他名称,可以在幻灯片中查看。

第三步,删除第1页之前的页码

直接找到删除即可。

Excel中统计元素出现次数、不重复的元素的个数和删除重复数据的方法

微软官方有帮助:筛选唯一值或删除重复值

一、统计元素出现次数

比如一组数据{1;2;3;4;5;3;2;4;5;2;1;5;6},统计”1″这个数出现了几次

用COUNTIF或者COUNTIFS函数。

具体方法见:

COUNTIF

COUNTIFS

二、统计所有不重复的元素的个数

比如一组数据{1;2;3;4;5;3;2;4;5;2;1;5;6},这组数据里面有”1″、”2″、”3″、”4″、”5″、”6″共6个元素,怎么自动统计出6个这个数呢。

例如用求A1:A100范围内不重复数据的个数,某个数重复多次出现只算一个。

有两种计算方法(引自百度知道:在excel中如何用公式统计不重复的值的个数

1是利用数组公式:

=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号”{}”。

2是利用乘积求和函数:

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

三、删除重复元素

比如一组数据{1;2;3;4;5;3;2;4;5;2;1;5;6},删除重复的”1″、”2″、”3″、”4″、”5″,只保留{1;2;3;4;5;6}。

直接用Excel自带的功能“删除重复项”

在“数据”选项卡“数据工具”组中找到“删除重复项”,使用就好了。

见微软官方帮助:删除重复值

如下图:

QQ截图20131112215309

Excel中典型的自定义单元格格式

格式代码中最多可以指定四个部分,每部分之间以英文分号分割。 他们的顺序定义了格式中的正数、负数、0和文本的显示结果。 如果只指定三个部分,第一部分表示正数,第二部分表示负数,第三部分表示0。 如果只指定两个部分,第一部分表示正数和0,第二部分表示负数。 如果只指定一个部分,则其应用于所有数字。 当不显示某一部分时,则两个分号之间不输入任何字符即可。如单元格格式设置为“;;;”则单元格显示为空白。 未完待续

关于Windows update 57E错误的解决办法

最近office2010更新了sp2,可是我通过Windows update或者独立安装包都不能正确安装,Windows update提醒未知错误,代号57E,独立安装包没有任何提示,直接安装失败。

找了半天终于找到解决办法:http://answers.microsoft.com/en-us/windows/forum/windows_7-windows_update/service-pack-1-for-microsoft-office-2010-kb2510690/1c6368a3-8cca-4424-a83b-969a8bd580c4

如何执行干净启动:http://support.microsoft.com/kb/929135

主要解决办法就是就是进行干净启动。设置完重启后就可以正常通过Windows update安装更新了。